| ３．ポイント説明は以下の通り。 |
| 当社は以下の内容が確実に網羅されている為、低価格でプライバシーマークを取得可能でした。 |
| １．文書管理 |
申請予定会社は「プライバシーに関与する書類(電子媒体)」が紛失なくバインダー等(サーバー)に整理(格納)されていますか？
紙ならファイリングされている事、電子媒体ならサーバーに格納されている事。
※現地審査の指摘事項になります。
※クライアント(ＰＣ)にはプライバシーに関与するデータを保有する事は許されません。 |
| ２．文書作成経験 |
プライバシーマークとはＰＭＳ(個人情報保護マネジメントシステム)が出来て初めて付与される認定です。例ですが、ソフトウェア会社は「事務フロー図」を作成する事は容易だと思いますが、業務的に「フロー図」を使用した経験がない企業は作成が困難(フロー図の概念を理解する)な場合もあります。
各コンサルタント会社には文書雛型があるので活用する事をお進めします。(作成する必要がある文書は多岐多様です) |
| ３．文書作成ソフト |
文書作成ソフトは一般にマイクロソフト社のＷＯＲＤ、ＥＸＣＥＬで作成されています。
最低限のＷＯＲＤ、ＥＸＣＥＬ作成技術が必要です。
コンサルタント会社に作成依頼する事は可能ですが、コンサルタント料に加算される可能性があります。 |
| ４．ハード・ソフト |
サーバーアクセス管理ソフト(クライアント管理ソフト)のインストール＆設定が可能な社員が在籍している事。
ＬＡＮ設定が可能な社員が在籍している事。
動的ＩＰアドレスと静的ＩＰアドレスの相違を理解し静的ＩＰアドレスで設定されている事。(ＭＡＣアドレス設定が可能なルーターなら更に可)
※セキュリティ設定が出来ている事は必須です。
ＬＡＮ設定(セキュリティ設定)が出来る技術者(会社)に依頼すると高価格になります。 |
| ５．専任者 |
プライバシーマーク取得には専任者が必要と思われます。当社は営業職が実業務と並行してプライバシーマークの専任者となり、文書作成＆ＬＡＮ設定等々を行いました。
８時間／週で文書は作成可能です。 |
| ６．経営者 |
非常に大事な要素ですが、社長は文書を作成せずとも作成された文書を理解する事によりスムーズな審査(書類作成等)が可能になります。
社長の判断が必要な場面があります。
専任者に一任するのではなく参加する姿勢が大切です。
※文書が作成完了しても現地審査での質問に回答が出来なければ、指摘事項になす。 |
| ７．その他 |
・コンサルタント会社と契約した当初に希望取得月を決める。
・スケジュールをコンサルタント会社側に作成させる。(当初の予定を変更されない様にする)
・コンサルタント会社と双方で文書作成等の進捗管理を行う。
・事務運用をソフト側に合わせる。(パッケージに合わせる事は必要不可欠です)
・文書作成〜認定までは最低５ヵ月は必要。(５ヵ月未満でも取得は可能ですが、困難極めると思います)
・取得する事が企業努力ではなく、取得する過程でノウハウを得る事が企業努力だと思います。努力をせずに認定を受ければ経費が嵩み、努力をすれば低予算で取得可能なのがプライバシーマークだと、当社が取得して得た考えです。 |
